Impacto del Expediente Electrónico en la Administración Pública.

El avance tecnológico ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos y trámites administrativos en todo el mundo. En Perú, el expediente electrónico ha emergido como una herramienta fundamental para modernizar la administración pública y mejorar la eficiencia en la prestación de servicios, también conocido como expediente digital o expediente virtual, es un sistema que permite la gestión electrónica de documentos y procesos administrativos. En lugar de depender de archivos físicos, toda la información se almacena y gestiona de manera digital, lo que facilita su acceso, búsqueda y actualización.

En el contexto peruano, la implementación del expediente electrónico ha sido un proceso gradual, pero significativo. Una de las principales iniciativas en este sentido ha sido el impulso del Gobierno Electrónico a través del Plan Nacional de Gobierno Electrónico 2019-2021, que tiene como objetivo principal promover el uso de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en la gestión pública.El expediente electrónico ha tenido un impacto positivo en diversos aspectos de la administración pública peruana con el objetivo de lograr::

1. Eficiencia administrativa: con la que se elimina el uso de papel y simplifica los procesos de gestión documental, el expediente electrónico viene contribuyendo con agilizar los trámites administrativos, reducir tiempos de respuesta y minimizar errores en la manipulación de documentos.
2. Transparencia y acceso a la información: La digitalización de los expedientes facilita el acceso de los usuarios a la información pública de manera rápida y transparente, promoviendo la rendición de cuentas y la participación ciudadana en la gestión gubernamental.
3. Ahorro de recursos: Con la reducción del uso de papel y la optimización de los procesos administrativos se vienen generado ahorros significativos en recursos financieros, así El Plan Nacional de Gobierno Electrónico en el Perú tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia, transparencia y calidad de los servicios públicos mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Esto incluye la digitalización de trámites, la implementación de plataformas electrónicas para la interacción con los ciudadanos, y el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica del Estado. El plan también busca promover la participación ciudadana, la inclusión digital, así como garantizar la seguridad y protección de la información.
   En varios países, la implementación del expediente electrónico en la administración de justicia se rige por una serie de leyes y regulaciones. Algunas de las leyes comunes que suelen estar involucradas incluyen:
4. Leyes de procedimiento civil o penal que regulan la presentación de documentos y pruebas electrónicas en los tribunales.
5. Leyes de protección de datos que establecen los requisitos para la seguridad y la privacidad de la información contenida en los expedientes electrónicos.
6. Leyes de firma electrónica que autorizan y regulan el uso de firmas electrónicas para la autenticación de documentos en línea.
7. Leyes de acceso a la información que garantizan el derecho de las partes a acceder a los expedientes electrónicos y obtener copias de los mismos.
8. Leyes de archivo y conservación electrónica que establecen los requisitos para la conservación a largo plazo de los expedientes electrónicos.

Estas son solo en forma sucinta algunas de las leyes que pueden estar involucradas en la implementación del expediente electrónico en la administración de justicia, su alcance y detalles pueden variar según el país y la jurisdicción específica.

En Perú nos vamos a referir específicamente al expediente electrónico judicial conocido como (EJE) el que se implementa a través del Sistema de Control de Expedientes Judiciales (SICEJ). Este sistema digitaliza y organiza la información de los expedientes judiciales, permitiendo un acceso más rápido y eficiente a los documentos por parte de los jueces, abogados y partes involucradas en un proceso judicial. El proceso de implementación ha implicado la capacitación del personal judicial y la adaptación de infraestructuras tecnológicas en los distintos niveles del sistema judicial peruano a nivel nacional. El Sistema de Control de Expedientes Judiciales es un sistema informático diseñado para gestionar y mantener registros electrónicos de todos los expedientes judiciales. Permite a los juzgados, tribunales y a los profesionales ejercer el derecho a acceder fácilmente a información relevante de su proceso, realizar seguimientos de los casos, programar audiencias, gestionar documentos y agilizar los procesos judiciales. Hay que resaltar las bondades de este tipo de sistemas que ayudan a mejorar la eficiencia y transparencia en la administración de justicia.

El Expediente Judicial Electrónico en Perú se forma a través del Sistema Integrado Judicial (SIJ), que permite la gestión electrónica de los procesos judiciales. Los documentos son presentados en forma digital, se van integrando cronológicamente en un expediente electrónico que se encuentra disponible para las partes y el personal judicial a través de una plataforma online.Permite la consulta de expedientes electrónicos y la realización de trámites judiciales en línea, agilizando y modernizando la administración de justicia en el país.La casilla electrónica del Expediente Judicial Electrónico en el Poder Judicial del Perú, es una herramienta digital que permite la comunicación segura entre los usuarios del sistema judicial. Funciona como un buzón virtual donde se reciben notificaciones, escritos y comunicaciones relacionadas con un expediente judicial específico. Los usuarios autorizados pueden acceder a la casilla electrónica para enviar documentos y recibir notificaciones de manera rápida y eficiente, agilizando así los procesos judiciales.

Entre las bondades que presenta la digitalización de los procesos está la eliminación de la necesidad de hacerlo en forma física, tanto en juzgados como tribunales, reduciendo la burocracia, la acumulación de expedientes, dejando menos espacios para la corrupción y los tiempos de espera. Uno de los principales beneficios de ésta plataforma es la posibilidad de realizar trámites las 24 horas del día los 7 días de la semana, desde cualquier lugar con acceso a internet, también garantiza la seguridad y confiabilidad de la información mediante el uso de sistemas de encriptación y autenticación. este proceso es un paso importante en la modernización del Sistema Judicial peruano, alineándose con las tendencias internacionales en materia de Justicia Digital
Sin embargo, como todo en la vida, existen desafíos por superar tales como la capacitación de los usuarios en el uso de la plataforma, así como la garantía de acceso a internet en todo el territorio. Los avances son un avance significativo en la búsqueda de una Justicia más ágil, eficiente y accesible para todos los peruanos.